Как организовать офисный переезд?

Офисный переезд – вопрос, с которым время от времени сталкивается любая небольшая или крупная компания. Это испытание, сопровождаемое стрессом и суетой. Ведь мало найти другое офисное помещение, важно грамотно организовать данное мероприятие. Кроме того, на время перевозки вещей в новый офис деятельность компании временно будет приостановлена.

Организация и этапы

Осуществить переезд фирмы в новый офис можно самостоятельно, если привлечь сотрудников. Чтобы мероприятие прошло оперативно и эффективно, старайтесь придерживаться определенной последовательности действий.

При выборе подходящего офисного помещения следует изучить его планировку. Затем надо составить план расположения мебели и техники после перевоза вещей на новое место.
Далее требуется провести ревизию всего имущества компании. В результате этого могут обнаружиться ненужные вещи, и избавление от них существенно облегчит процесс транспортировки.
После того, как составлен список вещей, мебели и техники, сначала освобождают шкафы, ящики и столы от небольших предметов. Канцтовары, архивы и другие вещи складывают в коробки.
Следующий этап – отключение и упаковка техники. Компьютеры и оргтехнику складывают в гофрированные коробки, параллельно упаковывая их в пенопласт. Это обеспечивает безопасность при случайном падении устройства.
После того, как компьютерная техника отключена и упакована, необходимо разобрать корпусную и мягкую мебель. Если тумбы и столы перевозят в собранном виде, то, например, диваны и шкафы по возможности подлежат разборке. Это обеспечивает не только удобство при спуске мебели по лестничной клетке, но и защищает ее от возможных повреждений. Демонтаж мебели следует производить в правильном порядке: сначала необходимо снять фурнитуру, а потом – полки и другие отдельные элементы. Затем все разборные части следует упаковать. Особенно внимательно и бережно следует отнестись к упаковке зеркал и остекленных дверок или секций.

Что следует помнить?

Перевозка рабочих серверов относится к одной из самых ответственных задач. Ведь, как правило, сервер обеспечивает стабильную работу остальных ПК. Поэтому для безопасной транспортировки требуется повышенная внимательность и предельная аккуратность. Аналогичные требования распространяются и при перевозке сейфов. Основные сложности заключаются в весе хранилища, а также при его демонтаже и установке. Поэтому в некоторых ситуациях погрузочно-разгрузочные работы следует проводить при помощи специальных устройств: манипулятор, домкрат, гидролифт и т.д.

Самостоятельная перевозка таких вещей пусть обойдется недорого, однако может вызвать негативный результат, связанный с поломкой или неисправной работой техники, а также потерей данных или ценных документов. Поэтому во избежание подобных ситуаций следует обратиться в специализированную транспортную компанию.

Правила офисного переезда

Чтобы мероприятия по офисному переезду прошли достаточно быстро, важно соблюдать ряд правил:

Деньги и документы во время перевозки лучше держать при себе;
Изначально следует погрузить и перевезти крупногабаритную мебель;

Для упаковки мебели рекомендуется использовать пузырчатую пленку;
Упаковывать компьютеры и оргтехнику следует в картонные коробки, причем родные. В случае если они не сохранились, можно перевозить в других коробках, но главное – пометить «верх» и «низ» устройства для безопасной транспортировки;
Все коробки следует подписать. Это значительно упростит процесс расстановки вещей на новом месте;
Всех сотрудников лучше разделить на две группы. Одна будет контролировать отправку вещей из старого офиса, а другая – принимать их на новом месте.

Важно отметить самое главное – только организованность команды сотрудников и грамотно построенная стратегия помогут избежать различного рода трудностей как при смене офиса в пределах одного города, так и при переезде из одного региона в другой, например, из Москвы в Подмосковье.